Сравнение: Microsoft Office Online и Документы Google

Автор: Вуди Леонард
Оригинал статьи: Office Online versus Google Apps: Facts and FUD
Перевод на русский язык: Comss.ru

На данный момент не существует наилучшего онлайн офисного пакета - сервисам Microsoft Office Online и Google Drive многое по силам, и у обоих есть некоторые существенные недостатки.

Содержание

• Какие офисные редакторы предлагает интернет-рынок
• Работа с текстом: Word Online в сравнении с Документами Google
• Составление баланса: Excel Online или Таблицы Google
• Аргументы: PowerPoint Online против Презентации Google
• Общие выводы по офисным онлайн-пакетам

Какие офисные редакторы предлагает интернет-рынок

Microsoft, Google и Apple предлагают офисные онлайн-пакеты, которые являются бесплатными для индивидуального использования. И в отличие от предыдущих «бесплатных» пакетов (имеются в виду Microsoft Works и MS Office Web Apps), последние - все на удивление функциональны, и почти каждую неделю становятся все лучше. В данной статье будут сравниваться Microsoft Office Online и Google Docs: два пакета, которые опытные пользователи Windows и Office скорее всего и будут использовать. iWork от Apple для iCloud здесь рассматриваться не будет.

Стоит отметить, что Microsoft Office Online и Google Docs так хороши, что вам, возможно, не стоило покупать обычную версию Office или подписываться на Office 365. В самом деле! У Microsoft и Google есть их собственные причины подсаживать на халяву пользователей Windows - подробнее об этом позже. Но независимо от того, каковы их мотивы, использование онлайн-пакетов может сберечь деньги в вашем кармане.

Но, прежде чем погружаться в детали, давайте разъясним некоторую запутанную терминологию.

Четыре месяца назад «Office Web Apps» был захолустным веб-сайтом, который, казалось, был слабым дополнением к настольной версии Office. Тогда Microsoft запустила Office Online и забросила старый сайт.

В этой статье будут рассмотрены Word Online, Excel Online и PowerPoint Online — наиболее популярные компоненты Office Online (см. рисунок 1).

Терминология у Google, пожалуй, еще более запутанная, чем у Microsoft (и вы не думали, что такое возможно?) Рассматриваемый в этой статье пакет официально известен как Google Drive (Диск Google), хотя называют так его немногие. У Google есть, конечно же, служба облачного хранилища, известная как Google Drive, конкурирующая с OneDrive от Microsoft.

По причинам, идущим вразрез с логикой, инструменты для повышения продуктивности работы, некогда известные как Google Apps - Document (Документ), Spreadsheet (Таблица) и Presentation (Презентация) — теперь существуют как облачное хранилище в рамках сайта Google Drive (Диск Google) (см. рисунок 2). Говоря обычным языком, Google Docs может обозначать или просто «текстовый редактор», или это может относиться ко всем трем офисным приложениям. И Google Drive может (или не может) включать компонент облачного хранилища.

В свою очередь все три приложения входят в состав пакета Google Apps, термин, который тоже может быть использован.

Оба офисных онлайн-приложения от Microsoft и Google запускаются только в веб-браузерах. Вы ничего не устанавливаете, а просто запускаете свой браузер, переходите на соответствующий веб-сайт (office.com, чтобы открыть Office Online и drive.google.com, чтобы открыть Документы Google), заходите в аккаунт - и все готово. Вам конечно же понадобится учетная запись Microsoft на Office Online и аккаунт Google на Google Drive. И там и здесь регистрация бесплатна. 

Судя по результатам всестороннего тестирования, нет почти никаких отличий в работе любого из приложений в браузерах Chrome, Firefox или Internet Explorer или на разных платформах, включая Windows 7, Windows 8, Mac OS X, iOS и Android.

Office Online бесплатный для персонального использования и для некоторых организаций (Office 365 для некоммерческих организаций). Для компаний минимальная цена - 60 американских долларов в год с одного человека (Office 365 для малого бизнеса), и продолжает увеличиваться с этого уровня (более подробно). 

Диск Google (Документы) также бесплатный для персонального использования. Для организаций стоимость варьируется в диапазоне от нуля (для некоммерческих и образовательных) до 50 долларов в год с пользователя за Google Apps for Business (более подробно).

И в Office Online и в Документах Google присутствует обычный для офисных пакетов интерфейс, который не подходит для сенсорного использования на малых экранах и планшетах. Фактически, документы в Google Drive во многом напоминает Office 2003 (см. рисунок 3).

Microsoft Office Online заимствует подход Office 2013 Ribbon, но его «лента» выглядит довольно беззубой — здесь у него нет того же обилия функций, что в Office 2013 (см. рисунок 4).

Далее будет представлено сравнение двух пакетов отдельно по приложениям: текстовый редактор, электронные таблицы и презентации. 

Работа с текстом: Word Online в сравнении с Документами Google

Возможно, вы будете рассчитывать на то, что Word Online должен открывать любой файл Word (.doc или .docx) — независимо от уровня сложности — давать вам вносить изменения, и затем сохранять его неиспорченным. В таком случае вы ошибаетесь. Несмотря на то, что обычно программа неплохо сохраняет качество исходного документа, я нашел несколько таких, которые не отображаются должным образом в Word Online — или которые не переносят цикл обработки с возвратом к стандартному Office.

С другой стороны, сервис Документы  Google (что обычно сокращается до Google Docs), часто не был в состоянии открыть сложные файлы .doc или .docx. Были также случаи, когда Google Docs открывал файл .docx и затем приводил в беспорядок его при экспорте обратно в формат DOCX. Но это происходило, главным образом, с документами, в которых присутствовало обильное форматирование.

Microsoft проиллюстрировала проблему в промо-ролике на YouTube.  Прекрасно отформатированный файл .docx был «распотрошен» сервисом Google. Несмотря на то, что в видео все довольно точно, есть, насколько я могу судить, некоторые нюансы, с которыми реальные люди могут столкнуться, а могут и не столкнуться.

Например, тестируемый в видео документ не был создан в Word Online, и некоторые его функции, такие как оглавление и отформатированные заголовки, не поддерживаются в Word Online. Так что, файл примера, должно быть, имеет происхождение от Word для Windows или Mac.

В любом случае, если бы Вы попытались отредактировать документ из того видео, Вы были бы разочарованы, узнав, что в Word Online вы не сможете обрезать рисунки или перетаскивать их мышью. Но как Вы можете увидеть на рисунке 3, обрезка, поворот или перетаскивание рисунков в Google Docs возможны, как и в Word для рабочего стола. Как показано на рисунке 4, в Word Online вы сможете только уменьшить или увеличить графику - с заранее установленным шагом.

В конце видео Microsoft показывает взаимодействие в режиме реального времени, - функцию, которая является новой для Word Online, но присутствует в Google Docs уже в течение нескольких лет. Microsoft также позаимствовала у Документов Google автоматическое сохранение.

Сравнение и сопоставление функций в Word Online и «Документы Google» заняло бы книгу, и список функций изменяется постоянно. Но вот беглый взгляд на функции, которые у вас, вероятно, наиболее востребованы. 

В Word Online нельзя создавать или изменять стили. Вы не можете добавлять в документ текстовые поля, формы или SmartArt, хотя вы можете удалить всю форму, если она была помещена в документ с помощью настольной версии Word. Как уже отмечено, над изображениями невозможно выполнить кадрирование или перетаскивание, хотя их можно увеличить или уменьшить при фиксированном шаге.

В Word Online нет отслеживания изменений, хотя, опять же, Вы можете увидеть сохраненные изменения, которые имели место в настольной версии Word. Кроме того, если т. н. "Дорожка изменений" была задействована в оригинале документа, то изменения, внесенные в документ в Word Online, отображаются, когда документ открывают в настольном Word. Word Online не поддерживает макросы, включена автозамена - Вы не сможете ее выключить.

Положительная сторона Word Online в том, что он может точно воспроизводить файлы DOC и DOCX, при условии, что документ не слишком сложен. Также, в нем легко применять стили (до тех пор, пока вы можете обходиться предустановленными вариантами) и создавать заголовки, колонтитулы, таблицы, номера страниц и сноски. 

Приложения, предлагаемые в Google Docs, значительно более надежны. Вы можете добавлять или редактировать текстовые поля, формы, рисунки и уравнения; есть экранная линейка, возможность кадрирования и средства для манипулирования изображением. В них можно использовать собственный макроязык Google.

При использовании Google Docs, у меня было немного проблем с точным воспроизведением обычных файлов DOC и файлов DOCX, но нетипичное форматирование может заставить приложение зависнуть. И поскольку не существует настольной версии Google Docs (по крайней мере, пока), нет никакой возможности создавать нестандартные стили, как это делается в настольном Word. Кроме этого, трудное форматирование таблиц, - хотя, как и в Word Online, есть функция отслеживания изменений, и можно вставлять комментарии.

Ни Word Online, ни Google Docs не поддерживают защиту файла паролем (удивительно, но в iWork от Apple это работает). 

И Word Online, и Google Docs работают просто превосходно, если вы создаете относительно типичные документы. Ни в одном, ни в другом вы не сможете разработать рекламную кампанию, и вам пришлось бы очень напрягаться, чтобы написать книгу, которая представляет собой нечто большее, чем просто текст с несколькими иллюстрациями. Но для повседневных задач незачем тратить деньги на то, что теперь можно получить бесплатно.

Составление баланса: Excel Online или Таблицы Google

В течение нескольких лет говорили, что Таблицы Google (Google Spreadsheet) были бесполезны, поскольку они не выводят автоматически на экран длинный текст в одной ячейке через смежные пустые ячейки. Теперь это изменилось — наряду с приблизительно миллионом других ограничений, присутствовавших в первом поколении.

Excel Online и Google Spreadsheet имеют поддержку невероятного множества функций электронной таблицы. Если у Вас нет слёзной потребности в сводных диаграммах и таблицах (они доступны только в Excel Online), список функций, имеющихся в одном приложении и отсутствующих в другом, будет важен для вас только в том случае, если у вас есть некоторые специфические требования к электронной таблице. 

Например, в Таблицах Google предлагается возможность некоего условного форматирования; однако, Вы не найдете этого в Excel Online.  В Таблицах также есть функция транспозиции вставки (вставить и поменять местами столбцы и строки). С другой стороны, в Excel Online есть закрепленные панели, автозаполнение, ниспадающие элементы управления вводом данных (списки). В Таблицах Google этого нет. Содержимое текстового поля в некоторых случаях можно редактировать в Google, но не в Excel Online (насколько можно судить).

Таблицы Google открывают файлы XLS и XLSX с вложенными макросами; в Excel Online невозможно редактировать электронные таблицы с вложенными макросами. Это является большим плюсом в пользу Google.

В обоих приложениях можно чертить графики до бесконечности, выполнять автозаливку, добавлять гиперссылки и выполнять форматирование всех мыслимых типов. Список можно продолжать и продолжать.

Работая в обоих приложениях электронных таблиц над реальными файлами, я нашел еще одно существенное различие. Если у Вас есть в значительной степени отформатированный XLS или XLSX, созданный в настольной версии Excel, в Таблицах Google форматирование может быть уничтожено. Но, с другой стороны, в Таблицах есть поддержка макросов, а в Excel Online ее нет.

Аргументы: PowerPoint Online против Презентации Google

Онлайн текстовые редакторы и приложения для работы с электронными таблицами от Microsoft и Google могут идти ноздря в ноздрю, но когда дело доходит до создания презентаций, тут есть явный лидер. Приложение Презентации Google (Google Slides) прекрасно заменяет PowerPoint для рабочего стола. PowerPoint Online от самого Microsoft и рядом не стоит.

На самом деле, я думаю, что справедливости ради стоит заметить, что PowerPoint Online практически бесполезен для каких-либо задач сверх того, чтобы создавать очень простые слайд-шоу с минимумом переходов. В PowerPoint Online нет режима просмотра Slide Sorter (Сортировщик слайдов) или Outline; в нем нет режима Presenter (Режим докладчика), поэтому любые вложенные заметки бесполезны. И хотя Вы можете вставлять в новые слайды изображения, Вы не можете делать это со слайдами, которые Вы создали ранее — будь то в настольном PowerPoint или в PowerPoint Online.

Неудачи в работе имеют место в большом количестве при попытках работать с медиафайлами любого рода. Например, кажется, что вставка музыкального клипа или видео в презентацию с использованием PowerPoint Online с вероятностью 50 на 50 закончится крахом программы. И как только Вы добавляете медийный материал, Вам тут же требуется установка Silverlight от Microsoft, чтобы его просматривать.

В Презентациях Google, напротив, есть полная поддержка изображений, в том числе контуров, чертежей и картин. Есть полностью функциональный сортировщик слайдов, заметки докладчика и масса переходов и анимации. Есть большие возможности для форматирования, а вставка медиаматериала в слайд не вырубит программу в тот же момент.

PowerPoint Online в лучшем случае будет полезен для второстепенного монтажа презентаций, созданных в настольной версии приложения. В противном случае, если у Вас есть какая-либо необходимость сделать или отредактировать презентацию в онлайне, сделайте это в Презентациях Google.

Общие выводы по офисным онлайн-пакетам

Большинству пользователей работа с каким-либо из офисных онлайн-пакетов не покажется трудной. Как отмечалось, Microsoft Office Online выглядит похожим на Office 2013, а Документы в Google Docs покажeтся привычным для пользователей Office 2003. Но ни один из них не подходит в должной мере для использования на сенсорных экранах, планшетах или других цифровых устройствах с небольшим экраном. 

Многие пользователи Office Online будут по-прежнему обращаться к нему, прежде всего, как к дополнению к своим настольным версиям пакета. Само по себе это приложение относительно неплохо сохраняет изначальное качество исходного файла. Но оно далеко от идеала. Оно, кроме того, прекрасно подходит для людей, которым нужно создать относительно простые документы. Пакету Office Online, однако, недостает некоторых функций, в которых часто может нуждаться типичный пользователь Office. И вообще, в PowerPoint Online много чего невозможно сделать.

Приложения Google Docs, с другой стороны, также неплохо воспринимают и сохраняют контент и форматирование несложных, созданных в настольной версии Office документов — может быть даже лучше, чем вы ожидаете. И в Документах Google доступно гораздо больше инструментов, если вы работаете исключительно в среде Google.

Пожалуй, самое главное для опытных пользователей то, что Документы Google работают с макросами — функция, которая сама по себе может оспорить все остальное сравнение возможностей. Microsoft обещает, что снабдит Office Online возможностью программирования - когда-нибудь. 

В любом случае, если вам нужно работать со сложными документами, и вы хотите сохранить их целыми, у Вас нет другого выбора, кроме как воспользоваться полной версией Office для Windows или OS X.

Следует иметь в виду, что и Google и Microsoft стараются направлять Вас к своим системам онлайнового хранения данных. Обе компании предлагают по 15 Гбайт бесплатного места для индивидуального использования. У Microsoft есть скрытый мотив: в сервисе OneDrive очень легко перемещать файлы между Office Online и настольным Office. Разработчики несомненно надеются, что будучи запертыми в OneDrive, Вы в конце концов заплатите за Office. 

Но у Google тоже есть скрытый мотив, хотя и совсем иного рода. Если у Вас на Google есть бесплатная учетная запись, Google может и скорее всего будет сканировать все — абсолютно все — связанное с Вашей учетной записью, чтобы преподнести подходящую рекламу. С этим вы ничего не можете сделать. (С другой стороны, Google не производит сканирование данных, связанных с оплаченными учетными записями. И при этом не сканируется электронная почта, направленная от академических учетных записей Gmail или в направлении к ним).

Некоторые люди пристрастие компании Google к сканированию учетных записей считают недобросовестным вторжением в личную жизнь. Для других это просто мерзко. К счастью, нет никаких бездушных дронов, роющихся в файлах, чтобы узнать, обманываете ли Вы налоговое управление США (разве что работает АНБ?), критикуете ли реформы здравоохранения Обамы.

И все же, Вы должны всегда понимать, что Google мог рыться во всем, что Вы отправляете, чтобы донести рекламу, по которой Вы щелкнете — и щелкнете вновь.

Также имейте в виду, что эти программные пакеты изменяются постоянно. Любое заключение, которое вы делаете сегодня, в следующем месяце или даже на следующей неделе может потерять актуальность. Это, на самом деле, хорошая новость, потому что с каждой неделей остается все меньше и меньше причин тратить деньги на офисный пакет.